Kompinesia

    FOLLOW  

Mengenal Manajemen Event Organizer Terkenal

Info Terkini | Saturday, 10 Sep 2022, 17:14 WIB

Mendengar kata event organizer mungkin sudah tidak asing lagi bagi sebagian orang. EO atau event organizer adalah jasa yang saat ini kehadirannya sudah banyak dijumpai pada acara-acara besar yang melibatkan beberapa orang.

Ada banyak orang yang lebih memilih menggunakan jasa event organizer karena berbagai hal, misalnya saja keterbatasan waktu dan keterbatasan dalam hal sumber daya. Event organizer bisa menjadi pilihan paling tepat mengatasinya.

Namun, harus dicek terlebih dahulu dan pastikan bahwa jasa event organizer yang disewa sudah memiliki portofolio yang bagus dan pengalaman atau merupakan event organizer terkenal. Nah, agar Anda tahu terkait apa itu EO atau event organizer, berikut penjelasannya.

Apa Itu Event Organizer

Jasa manajemen event organizer terkenal adalah salah satu jenis jasa yang saat ini memiliki banyak peminat. Apalagi cakupan dari event organizer ini sangat luas, tidak hanya satu jenis acara saja melainkan beberapa acara dapat dihandle dengan baik.

Lantas apa arti event organizer yang sebenarnya? Event organizer artinya penyedia jasa yang profesional dalam beberapa acara, baik formal maupun non formal. Event organizer akan membantu Anda membuat rangkaian acara menjadi lebih lancar dan baik.

Hal ini didukung dengan adanya team yang berpengalaman dalam menghandle acara. Dalam mendirikan bisnis event organizer tidak semudah yang dibayangkan, apalagi dalam acara besar dengan melibatkan banyak orang.

Apabila Anda berminat membuka jasa event organizer, ada berbagai tips manajemen event yang bisa diterapkan, yakni:

● Memiliki tim yang solid dan berpengalaman di bidang event

● Selalu memiliki ide kreatif, inovatif, dan banyak relasi bisnis

● Berkolaborasi dengan mitra kerja lainnya.

Cara Kerja Manajemen Event Organizer Terkenal

Untuk Anda yang masih bingung bagaimana cara kerja event organizer. Berikut ini sudah ada beberapa penjelasan yang bisa Anda ketahui dengan mudah.

1. Menyusun Konsep Acara

Tugas utama EO adalah menyusun konsep acara menarik yang dilaksanakan oleh team inti. Hal-hal yang akan dibahas adalah tema acara, lokasi, hiburan, waktu, pengisi acara, dan lainnya.

2. Perumusan Teknis Acara

Apabila konsep acara sudah jadi, maka langkah berikutnya adalah merumuskan teknis acara. Anda harus lebih teliti tentang apa saja yang diperlukan, jangan sampai ada yang terlewatkan karena akan berdampak terhadap pelaksanaan acaranya.

Anda bisa mulai dengan membuat checklist apa saja yang harus dipenuhi supaya tidak ada yang terlewat.

3. Penyusunan Anggaran

Ini merupakan salah satu hal yang cukup krusial. Susunlah anggaran secara rinci agar dapat menghitung berapa biaya yang dibutuhkan.

Jika dilihat dari teknisnya, anggaran ini dibagi menjadi beberapa bagian seperti: keperluan administrasi, pengisi acara, SDM tambahan, konsumsi, akomodasi dan transportasi, promosi dan publikasi, sewa lokasi, panggung, sound dan lighting, dekorasi acara, dan souvenir.

Tentunya anggaran yang diperlukan setiap acara satu dengan lainnya berbeda, Anda tinggal menyesuaikan saja.

4. Adanya Pembagian Tugas

Apabila penyusunan anggaran telah selesai, langkah berikutnya adalah pembagian tugas sesuai divisi masing-masing. Hal ini bertujuan agar masing-masing divisi dapat bertanggung jawab terhadap jobdesk masing-masing.

Pastikanlah seluruh anggota sudah memperoleh tugas masing-masing. Agar pembagiannya merata, usahakan setiap divisi telah diisi orang yang sudah berpengalaman.

5. Melakukan Pendanaan

Tugas selanjutnya adalah pendanaan. Ada berbagai sumber pendanaan yang dapat Anda gali, jika acaranya bekerjasama dengan perorangan atau instansi tinggal menyodorkan saja rincian biaya totalnya.

Dalam pelaksanaan event dengan sumber dana dari pihak luar, Anda dapat mencari donatur dan bekerjasama dengan sponsorship yang tertarik. Buat list terkait donatur dan sponsorship yang akan ditarget menjadi sumber pendanaan.

Usahakan sesuai dengan tema acara, agar nantinya sponsors Anda dapat mengeluarkan budget marketing untuk dimasukan dalam event yang akan dilaksanakan.

6. Melakukan Persiapan Acara

Keenam adalah persiapan acara, jika acaranya besar maka EO akan mempersiapkannya jauh-jauh hari. Event organizer artinya membuat timeline dengan cara memberikan deadline untuk setiap divisinya masing-masing. Hal ini bertujuan agar pembagian tugas tidak telat dan mengganggu divisi yang lainnya.

7. Persiapan Acara

Jika tinggal hitungan hari, EO akan mengadakan gladi bersih untuk memastikan semuanya siap secara sempurna. Seluruh divisi yang dihadirkan agar bisa tahu jika ada kendala sebelum acara dilakukan.

8. Pelaksanaan Acara

Terakhir ada tahapan pelaksanaan acara. Pada tahap ini belum berakhir sepenuhnya, karena pihak event organizer nantinya akan terjun langsung saat acara tiba.

Ada beberapa kemungkinan yang bisa saja terjadi seperti acara kurang sesuai dengan rencana awalnya. Oleh karena itu, setiap divisi harus mempersiapkan plan cadangan jika terjadi sesuatu yang tak diinginkan.

Lakukan koordinasi dengan para penanggung jawab acara. Hal ini dilakukan agar saat terjadi hal yang tidak sesuai harapan, dapat mengambil keputusan secara cepat.

Bagaimana cukup jelas bukan apa pengertian manajemen event organizer dan hal-hal lainnya yang berkaitan? Jadi apa yang akan Anda pilih, sebagai penyedia jasa atau pengguna jasa? Semoga dengan mengetahui arti EO, bisa membantu permasalahan Anda ya.

Sumber: Kompinesia