Wakil Rektor Bidang Kerja Sama dan Alumni UGM, Prof Paripurna mengatakan, ini menandai kemajuan signifikan administratif. Dengan tanda tangan elektronik, banyak kepraktisan yang bisa dinikmati dan kepastian hukum lebih terjamin.

Tanda tangan elektronik dikembangkan bekerja sama Balai Sertifikasi Elektronik Badan Siber dan Sandi Negara (BSrE BSSN). Paripurna menegaskan, dari segi hukum tanda tangan elektronik dianggap sah dan dapat digunakan sebagai alat bukti.

Dengan tanda tangan elektronik, layanan legalisasi dapat diberikan dengan lebih mudah dan cepat melalui sistem informasi terintegrasi Simaster. Karenanya, ia melihat ini tidak sekadar tanda tangan mengingat dampaknya ke banyak hal lain.

"Cara tidak praktis dan memakan waktu lama bisa mengganggu proses administrasi dan mengganggu kemajuan Indonesia dalam memenangkan persaingan global," kata Paripurna.

Direktur Kemitraan, Alumni dan Urusan Internasional UGM, Dr Danang Sri Hadmoko berharap, legalisasi tanda tangan elektronik rencananya sudah diterapkan semua fakultas dan sekolah bulan ini. Apalagi, sudah dilakukan pendataan verifikator.

Pendataan dilakukan ke masing-masing fakultas serta disosialisasi ke alumni, mitra dan masyarakat. Danang menuturkan, legalisasi tanda tangan elektronik sebenarnya sudah diinisiasi sejak lama untuk UGM ramah alumni dan ramah mitra.

"Pada masa pandemi ini kami bisa mempercepat pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan," ujar Danang.

Ia menekankan, alumni yang mengajukan legalisasi lewat tanda tangan elektronik tidak dibebankan biaya legalisasi. Meski sudah mulai diterapkan, layanan yang dilakukan dengan tanda tangan basah masih bisa dilayani fakultas masing-masing.

Untuk mendapatkan layanan, alumni UGM masuk ke Simaster dengan akun yang sudah dimiliki dan memilih layanan legalisasi di menu Alumni. Proses dilakukan selama dua hari kerja, notifikasi pengajuan yang disetujui diberikan melalui email.  

"Untuk alumni yang belum memiliki akun Simaster bisa kami bantu dengan menggunakan email. Tentunya, ke depan kami akan terus mengembangkan layanan dengan melengkapi data dan hal-hal lain yang diperlukan," kata Danang.

Tanda tangan elektronik mulai diterapkan di UGM usai diluncurkan oleh Rektor UGM pada 17 Agustus 2020 lalu. Tahap pertama tanda tangan elektronik diterapkan kepada dokumen Kenaikan Gaji Berkala dan Surat Keterangan Pendamping Ijazah.

Lalu, dokumen transkrip nilai dan dokumen pertanggungjawaban proses pengadaan barang/jasa. Selanjutnya, TTE juga diterapkan kepada dokumen-dokumen resmi yang diterbitkan UGM seperti ijazah, pertanggung jawaban keuangan, LOA dan lainnya.